Interne Meldestelle einrichten: Ein Leitfaden
Die Einrichtung einer internen Meldestelle muss nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Lösung sind Sie in wenigen Minuten rechtskonform aufgestellt.
Schritt 1: Die richtige Lösung wählen
Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre Meldestelle zu organisieren:
- Interne Bearbeitung: Ein Mitarbeiter wird als Meldestellenbeauftragter benannt
- Externe Bearbeitung: Ein Rechtsanwalt übernimmt die Funktion als Ombudsperson
- Digitale Plattform: Eine Software-Lösung wie Epactum unterstützt den gesamten Prozess
Schritt 2: Meldekanäle einrichten
Das HinSchG verlangt, dass Meldungen auf verschiedenen Wegen eingehen können. Eine digitale Plattform bietet hier den Vorteil, alle Kanäle zu bündeln und die Vertraulichkeit sicherzustellen.
Schritt 3: Mitarbeiter informieren
Ihre Belegschaft muss über den Meldekanal informiert werden. Dazu gehören:
- Klare Informationen über den Zugang zur Meldestelle
- Hinweise zum Schutz der Hinweisgeber
- Erklärung des Verfahrensablaufs
Schritt 4: Prozesse etablieren
Definieren Sie interne Abläufe für die Bearbeitung eingehender Meldungen. Achten Sie besonders auf die Einhaltung der gesetzlichen Fristen.
Fazit
Mit Epactum können Sie alle vier Schritte in einer einzigen Plattform abbilden. Von der Einrichtung über die Mitarbeiterinformation bis zum Fallmanagement ist alles abgedeckt.